رشد سریع فن آوری اطلاعات خصوصا در دو دهه‌ی گذشته، به عنوان مهمترین عامل تغییر در سطح جامعه و سازمان تلقی می‌شود. ظهور فن‌آوری اطلاعات در عرصه‌ی سازمان‌ها از دهه‌ی ۱۹۵۰ میلادی باعث تغییر فرهنگ سازمانی، سازماندهی مجدد، دگرگونی ماهیت فعالیت‌ها ومولود مفهوم جدیدی با عنوان دولت الکترونیک شده است. از سوی دیگر فراگیر شدن این مفهوم منجر شده تا شکل‌های سازمانی نوین پا به عرصه‌ی ظهور گذاشته و ساختار سازمان‌ها بنا بر نحوه‌ی ارائه‌ی خدمات به شهروندان الزمات و محدودیت‌هایی را متحمل شوند.

این دولت به شهروندان در هر مقطع زمانی و مکانی خدمت می‌کند. با مدد از این مفهوم شهروند از حالت یک دریافت‌کننده‌ی منفعل اطلاعات خارج و به یک شهروند فعال تبدیل می‌گردد. دراین مقاله با تاکید بر دولت الکترونیک، مزایا، اهمیت و چگونگی تحقق آن به بررسی چشم‌انداز این دولت در سال ۱۴۰۴ می‌پردازیم.

امروزه عدم اهتمام به استفاده از فناوری اطلاعات وارتباطات در کشورهای جهان باعث شده است نوعی تقسیم بندی جدیدی در دنیا به وجود آید در این تقسیم بندی کشورهای جهان به جای کشورهای صنعتی و غیر صنعتی یا توسعه یافته و نیافته، تحت عنوان کشورها و دولت الکترونیکی و غیر الکترونیکی تقسیم بندی می‌شود.و این امر باعث شده یک ( شکاف دیجیتالی) بین کشورها به وجود آید.

دولت الکترونیک در این کشورها، به استفاده‌ی دولت از تکنولوژی اطلاعات، جهت تبادل اطلاعات و خدماتبه شهروندان، قانون گذاری، قضاوت یا اجرا در جهت بهبود کارایی درونی، توسعه، راحتی دسترسی بهتر خدمات عمومی اشاره دارد. این دولت می‌تواند تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی اصلاح کیفیت خدمات و ارائه‌ی فرصت‌های بیشتر برای مشارکت در فرآیندها و نهادهای مردم سالار را فراهم کند.

دولت الکترونیک و فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات

استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات برای بهبود فرآیندهای دولت یک اصل اساسی در جهان کنونی است. اما این نکته بارز است که اولین استفاده کنندگان دولت‌هایی که از طریق اینترنت پوشش یافته‌اند کاربران آن کامپیوترها هستند. در همین راستا گسترش اینترنت و تکامل تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات بر اساس استانداردها آشکارا حرکت به سمت شکل گیری مفهوم جدیدی را با عنوان مدیریت عمومی جدید عنوان کرده است.

دولت الکترونیک باعث می‌شود دولت در جهت بهره‌وری، شفافیت و قانونی بودن هدایت شود و همچنین خالق رشد سریع کالاها و خدمات و گوناگونی فرصت‌های شغلی جدید است. در دولت الکترونیک از تکنولوژی اطلاعات برای مبادله‌ی اطلاعات و خدمات با مشتریان، بنگاه‌ها و هدف‌های دیگر استفاده می‌شود. البته این امکان وجود دارد که دولت الکترونیک درامور قضایی و قانونگذاری به منظور بهبود عرضه‌ی داخلی و تحویل خدمات عمومی یا فرآیند‌های دولت الکترونیک کاربرد داشته است.

به طور کلی سیر تکاملی دولت الکترونیک سه مرحله است :

۱.ارائه‌ی یک وب با اطلاعات اساسی در برگیرنده‌ی قانون انتشار دادن و قرار دادن فرم‌های مالیاتی آنلاین

۲.توانا ساختن انجام معاملات برای اشخاص و حرفه‌ها

۳.فراهم سازی اطلاعات و تراکنش‌های جامع با همکاری آژانس‌ها

اکثر دولت‌های جهان سعی می‌کنندبه آهستگی به سمت سه گام فوق‌الذکر حرکت کنند، چرا که رقابت فنی، استراتژیکی و سیاسی دراین زمینه، همکاری است. اما لازمه‌ی بسط و گسترش استراتژی دولت الکترونیک تقابل یک سازمان با سازمان دیگر در جهت آن دولت استبه این منظور چندین سوال اساسی در جهت این راهبر موثر است.

۱.یک سازمان چگونه از حالا تا سه سال آینده با سایر آژانس‌ها فعالیت کند؟

۲.چه مدل‌هایی برای یکپارچگی دولت الکترونیک وجود دارد؟

۳.چه مهارت‌های انسانی جدیدی سازمان نیاز دارد؟

۴.پس از آموزش چگونه دپارتمان‌ها را سازماندهی کنیم؟

 این دولت دارای مدل‌های اولیه‌ای به شرح زیر است:

۱- (Government to Citizen . یا Government to Customer ) ارتباط دولت با شهروند

۲- ( Government to Business) . ارتباط دولت با صنعت و تجارت                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         ۳ – (Government to Government) . ارتباط دولت با دولت.

۴- (Government to Employees) . دولت با کارکنان.

فواید این دولت عبارتند از بهبود،بهره‌وری، تسهیلات و دسترسی بهتر به خدمات عمومی هرچند که دولت الکترونیک اغلب به عنوان آنلاین یا دولت اینترنتی شناخته می‌شود.

بسیاری از تکنولوژی‌های غیر اینترنت می‌تواند در این زمینه استفاده شود که عبارتنداز تلفن، فاکس، PDA،SMS،MMS، شبکه‌ها و خدمات بی‌سیم، CCTV،RFID،E-mail و … علاوه بر تمام اینها فناوری‌های خاصی نظیر (ubiquitous government) ، (m- government)و کاربردهای GIS/GPS  برای دولت الکترونیک( Wikipedia) برای زیر شاخه‌های دولت الکترونیک وجود دارند.

اثرات دولت الکترونیک بر سازمان

تولید دانش دردنیای کنونی رویکردهای نوینی را پدید آورده که از جمله‌ی آنها مدیریت دانش و مدیریت فناوری اطلاعات است. برای مدیریت دانش، دیگر کار، سرمایه و ماشین‌آلات منابع اصلی تولید ثروت نیستند، بلکه این دانش و دانشگران هستند که به عوامل اساسی و درآمدزا مبدل می‌شوند.

با پیاده سازی دولت الکترونیک، ساختارهای سازمانی تغییر یافته و به صورت کاملا مسطح درمی‌آیند، مرزها و واحدهای سازمانی کمرنگ‌تر شده و تمام فعالیت‌های سازمانی به صورت افقی انجام می‌گیرد. کلیه‌ی فعالیت‌ها و وظایف سازمان بر اساس شبکه‌های اطلاع رسانی طراحی و اجرا شده و کارمندان سازمان‌ها نیاز به حضور فیزیکی در محل سازمان ندارند. آنها شرکای اطلاعاتی سازمان خود بوده و به همین جهت نیز دارای قدرت هستند.از طرفی این کارکنان به صورتی مستمر در حال یادگیری و آموزش خواهند بود و خلاقیت و نوآوری، به مهمترین وظایف آنها مبدل می‌شود.

کارهای سازمان به صورت برخط انجام خواهد شد و مدیریت سازمان بدون واسطه، با مشتریان و ارباب رجوع در ارتباط هستند، فرآیند تصمیم‌گیری شکل غیر متمرکز پیدا می‌کند و زمان تصمیم‌گیری افزایش خواهد یافت. با پیاده شدن دولت الکترونیک، بخش زیادی از کارکنان سازمان‌ها آزاد شده و می‌توان از آنها در کارهای فکری استفاده کرد.

مزایای دولت الکتـرونیک

دسترسی سریع به اطلاعات در سازمان‌های دولتی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. از آنجا که فرآیندها و روندهای اداری عموما تکراری، عادی و تابع ضابطه هستند، استفاده از رایانه، امکانات منحصر بفردی را برای جمع‌آوری، کنترل و گزارش دهی فوری و به موقع برای مدیران فراهم می‌آورد و این امر سازمان‌ها را برآن داشته که مبادرت به سرمایه‌گذاری هنگفت در این زمینه کنند ولی این فرآیند تاثیر چندانی بر بهره‌وری سازمان‌های فوق ندارد. این دقیقا همان نقطه‌ای است که پروژه‌ی دولت الکترونیک در آن تحول ایجاد می‌کند.

مزایای این پروژه شامل پی‌گیری انجام کارهای بازبینی، اصلاح و مهندسی مجدد سیستم‌ها ، افزایش کیفیت خدمات و اطلاعات به شهروندان، کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در وقت، رعایت انجام کارها و فرآیندها، و خودکارسازی و سهولت پیگیری‌ عملیات می‌شود.

تراکنش‌های دولت الکترونیک

باید توجه داشت که دولت الکترونیک بر اهداف و رهیافت‌ها تاکید دارد نه بر عوامل. به عبارت دیگر مبنای مشروعیت دولت تراکنشهای روابط بین اجزای ترکیب کننده‌ی آن است. این ارتباط عقلانیت و وجود سلسله مراتب سازمانی که محور خیمه‌ی نظام و عامل بقای نظام سنتی است را نفی می‌کند و بر اعتماد و مشارکت طرف‌های ذینفع خود می‌اندیشد.باید براین مهم تاکید کرد که روابط درونی و خارجی و ارتباط بین عناصر ذینفع از طریق فناوری، اینترنت و رسانه‌های جدید مقدور است

تحقق دولت الکتـرونیک

اجرای موفق دولت الکترونیک نیازمند مشارکت فعال دولت، شهروندان و بخش خصوصی است. این فرآیند نیازمند ورودی و باخورد مداوم کاربران، مشاغل، مقامات و همه‌ی کسانی است که از خدمات آن بهره می‌برند. باید توجه داشتکه پیاده سازی دولت الکترونیک کار بسیار حساسی است چرا که انتقال از مدل سنتی به مدل الکترونیکی یکی از بزرگترین چالش‌های فرا روی کشورهاست. به سخن دیگر گذر از ساختار دولت محور به ساختار شهروند مدار، دگرگونی درشالوده‌ها است.

سازمان ملل برای تحقق دولت الکترونیک پنج مرحله را شناسایی نموده است :

۱- مرحله‌‌ی نو ظهور: در سازمان‌ها و دستگاه‌های دولتی تعدادی وب سایت‌های ساده و مستقل ایجاد می‌گردد که دارای اطلاعات    محدود و پایه‌ای هستند.

۲- مرحله‌ی تکامل یافته: بر تعداد سایت‌های دولت افزوده می‌گردد. در این مرحله اطلاعات کامل‌تر و سایت‌هاسریع بروز رسانی می‌شوند.

۳- مرحله‌ی تعاملی: در این مرحله کاربران ازفرمهای الکترونیکی استفاده می‌کنند و از طریق اینترنت با مقامات دولتی برای انجام کارها به صورت برخط ارتباط برقرار می‌کنند.

۴- مرحله‌ی تراکنش: کاربران در این مرحله می‌توانند هزینه‌ی خدمات و یا انجام تبادلات مالی را از طریق شبکه‌های کامپیوتری انجام دهند.

۵- مرحله‌ی یکپارچه: کلیه‌ی خدمات دولتی به صورت یکپارچه بر روی شبکه‌ی اینترنت یا اینترانت ارائه خواهد شد.

۱۲ شهریور ۱۳۹۰